엑셀 필터 사용법 총정리 (자동 필터, 숫자 필터, 필터 합계 SUBTOTAL)

이 글의 치트키

• 표 안 아무 셀이나 클릭하고 [데이터] > [필터](또는 Ctrl + Shift + L)를 누르면 머리글마다 ▼ 단추가 생긴다
• 글자 열은 (모두 선택) 해제 → 원하는 값만 체크, 금액 같은 숫자 열은 숫자 필터 > 크거나 같음으로 거른다
• 여러 열에 필터를 걸면 모든 조건을 동시에 만족하는 행만 남는다
• 필터 결과의 합계는 SUM이 아니라 =SUBTOTAL(9,범위)로 구해야 보이는 행만 더해진다

구매 내역이나 지출 대장에서 "영업팀이 쓴 것 중에 10만 원 넘는 것만 보여 주세요" 같은 요청, 자주 받으시죠. 행을 하나씩 숨기거나 따로 복사해 표를 새로 만들 필요 없어요. 엑셀 필터 사용법을 필터 켜기, 목록에서 고르기, 숫자 조건 걸기, 필터 합계 구하기, 필터 해제까지 순서대로 정리해 볼게요.

엑셀 필터는 언제 쓸까?

필터는 표에서 조건에 맞는 행만 남기고 나머지는 잠깐 숨기는 기능이에요. 데이터를 지우거나 옮기지 않기 때문에 조건을 풀면 원래 표가 그대로 돌아와요.

오늘 예제는 9월 사무용품 구매 내역 14건이에요. 구매일, 부서, 품목, 수량, 금액, 결제방법 6개 열이 있고, 여기서 영업팀이 구매한 것 중 금액이 10만 원 이상인 건만 골라 볼게요.

방법 1. 필터 켜기 ([데이터] > [필터])

필터를 쓰려면 먼저 머리글에 ▼ 단추를 달아야 해요. 범위를 일일이 드래그하지 않아도 엑셀이 붙어 있는 표 전체를 알아서 잡아 줘요.

STEP 1

표 안의 셀 하나를 클릭하고 [필터]를 눌러요

표 안 아무 셀(예제에서는 B4)을 클릭한 뒤 [데이터] 탭 > 정렬 및 필터 그룹의 [필터] 단추를 클릭해요.

STEP 2

머리글에 ▼ 단추가 생겼는지 확인해요

1행의 구매일부터 결제방법까지 6개 머리글 오른쪽에 ▼ 단추가 생기고, [필터] 단추가 눌린 상태로 바뀌면 준비 끝이에요.

실무대리 TIP

단축키 Ctrl + Shift + L을 누르면 필터가 켜지고, 한 번 더 누르면 꺼져요. 머리글 셀에서 Alt + ↓를 누르면 마우스 없이 ▼ 메뉴도 열 수 있어요.

방법 2. 목록에서 원하는 값만 체크하기 (텍스트 필터)

부서, 거래처, 담당자처럼 글자로 된 열은 목록에서 체크하는 방식이 가장 빨라요.

STEP 1

부서 ▼ → (모두 선택) 해제 → 영업팀만 체크

부서 머리글의 ▼를 누르면 기획팀, 영업팀, 인사팀, 총무팀 목록이 나와요. 맨 위 (모두 선택)을 클릭해 체크를 한 번에 모두 풀고, 영업팀만 체크한 뒤 [확인]을 눌러요.

STEP 2

영업팀 6건만 남았는지 확인해요

14건 중 영업팀 6건만 남았어요. 걸러진 상태에서는 행 번호가 파란색으로 바뀌고 2, 4, 7, 10…처럼 건너뛰어 보여요. 부서의 ▼ 단추에는 깔때기 모양이 붙고, 왼쪽 아래 상태 표시줄에 "14개 중 6개의 레코드가 있습니다."라고 나와요.

참고

목록이 길 때는 체크 목록 위의 검색 칸에 "영업"처럼 일부만 입력해도 해당 항목만 추려져요. "○○을 포함하는 것"처럼 조건을 글로 걸고 싶다면 같은 메뉴의 [텍스트 필터]에서 포함, 시작 문자 등을 고를 수 있어요.

LIST

방법 3. 숫자 필터로 금액 10만 원 이상만 보기

금액, 수량, 점수 같은 숫자 열은 ▼ 메뉴에 [텍스트 필터] 대신 [숫자 필터]가 나와요. 이번에는 영업팀 6건 중 금액이 10만 원 이상인 것만 더 걸러 볼게요.

STEP 1

금액 ▼ → [숫자 필터] → [크거나 같음]

금액 머리글의 ▼ > [숫자 필터]에 마우스를 올리면 같음, 보다 큼, 크거나 같음, 해당 범위, 상위 10, 평균 초과 같은 조건이 펼쳐져요. 여기서 [크거나 같음]을 클릭해요.

STEP 2

기준 금액 100000을 입력하고 [확인]

사용자 지정 자동 필터 창이 열리고 왼쪽 칸에 >=가 이미 들어 있어요. 오른쪽 칸에 쉼표 없이 100000을 입력하고 [확인]을 눌러요.

STEP 3

두 조건을 모두 만족하는 3건만 남아요

프린터 토너(168,000원), 명함 인쇄(125,000원), 휴대용 모니터(239,000원) 3건만 남았어요. 상태 표시줄도 "14개 중 3개의 레코드가 있습니다."로 바뀌어요. 이렇게 여러 열에 필터를 걸면 모든 조건을 동시에 만족하는 행만 남아요.

실무대리 TIP

"10만 원 이상 20만 원 이하"처럼 한 열에 조건 두 개를 걸 때는 [숫자 필터] > [해당 범위]를 고르면 돼요. 같은 창에 그리고/또는을 고르는 칸이 있어서 두 조건을 한 번에 넣을 수 있어요.

필터 결과만 합계 내기 (SUBTOTAL 함수)

걸러진 3건의 금액 합계를 구하려고 SUM을 쓰면 숨겨진 행까지 모두 더해져서 엉뚱한 숫자가 나와요. 필터 결과만 더하려면 SUBTOTAL 함수를 써요.

STEP 1

E17에 SUBTOTAL, E18에 SUM을 넣고 비교해요

E17에는 SUBTOTAL, 비교를 위해 E18에는 SUM을 넣었어요. SUBTOTAL은 보이는 3건만 더한 532,000, SUM은 14건 전체를 더한 1,699,000이 나와요.

E17 (보이는 행만 합계)

=SUBTOTAL(9,E2:E15)

E18 (전체 합계)

=SUM(E2:E15)

주의

SUBTOTAL 수식은 필터 범위 아래에 빈 행을 한 줄 띄우고 넣어 주세요(예제는 16행을 비우고 17행에 입력). 표에 바로 붙여 넣으면 엑셀이 합계 행까지 필터 범위로 잡아서, 조건에 따라 합계 행이 같이 숨겨질 수 있어요.

참고

첫 번째 인수 9는 합계(SUM), 1은 평균, 2는 숫자 개수, 3은 비어 있지 않은 셀 개수예요. 필터 말고 직접 행 숨기기로 숨긴 행까지 빼고 싶다면 9 대신 109를 쓰면 돼요.

필터 해제하는 방법

조건만 풀고 ▼ 단추는 남겨 두려면 [데이터] > [지우기]를 클릭해요. 걸려 있던 조건이 모두 풀려서 14건이 다시 보이고, SUBTOTAL 결과도 1,699,000으로 SUM과 같아져요.

▼ 단추까지 없애고 싶다면 [필터] 단추를 한 번 더 누르거나 Ctrl + Shift + L을 누르면 돼요. 한 열의 조건만 풀 때는 그 열의 ▼ > "○○"에서 필터 해제를 고르면 돼요.

완성 결과 비교

BEFORE

14건이 섞여 있어 영업팀의 10만 원 이상 구매 건을 눈으로 하나씩 찾아야 하는 표

AFTER

조건에 맞는 3건만 남고, SUBTOTAL로 그 3건의 합계 532,000원까지 바로 보이는 표

상황별로 어떤 필터를 쓸까?

상황	쓰는 메뉴	예시
특정 부서·거래처만 보고 싶을 때	목록에서 체크	부서 = 영업팀
글자 일부가 들어간 행을 찾을 때	텍스트 필터 > 포함	품목에 "모니터" 포함
기준 금액 이상·이하만 볼 때	숫자 필터 > 크거나 같음 / 작거나 같음	금액 >= 100,000
금액 구간으로 볼 때	숫자 필터 > 해당 범위	10만 원 이상 20만 원 이하
걸러진 결과의 합계가 필요할 때	SUBTOTAL 함수	=SUBTOTAL(9,E2:E15)

같이 쓰면 좋은 단축키

Ctrl + Shift + L 필터 켜기 / 끄기

Alt + ↓ 머리글 셀에서 ▼ 메뉴 열기

Alt → A → C 필터 조건 지우기

Alt + ; 화면에 보이는 셀만 선택

자주 묻는 질문

Q1. 필터를 걸었는데 아래쪽 일부 행이 걸러지지 않아요.

표 중간에 완전히 빈 행이 있으면 엑셀이 그 위까지만 표로 인식해요. 빈 행을 지우거나, 필터를 끈 뒤 머리글부터 마지막 행까지 직접 드래그해 선택하고 [필터]를 다시 누르면 전체가 범위로 잡혀요.

Q2. 필터 결과만 다른 시트로 복사할 수 있나요?

네. 필터로 걸러진 상태에서 범위를 선택해 Ctrl + C, 다른 시트에 Ctrl + V를 하면 보이는 행만 붙여 넣어져요. 필터가 아니라 행 숨기기로 가린 표라면 먼저 Alt + ;로 보이는 셀만 선택한 뒤 복사하세요.

예제 파일

오늘 쓴 9월 사무용품 구매 내역 14건을 그대로 받아서 연습해 보세요. 연습 시트의 순서대로 따라 해 보고, 정답 시트에서 필터 조건과 SUBTOTAL 결과를 비교하면 돼요.

엑셀_필터_예제.xlsx

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오늘의 한 줄 정리

Ctrl + Shift + L로 필터를 켜고, 글자는 체크, 숫자는 숫자 필터로 거르고, 결과 합계는 SUM 대신 SUBTOTAL(9,범위). 다 봤으면 [지우기]로 원래 표로 돌아오면 돼요.